Missions
Les Archives départementales assurent cinq grandes missions : contrôle, collecte, classement, conservation, communication et valorisation des archives.
Découvrir les Archives départementales
Les Archives départementales ont pour mission de centraliser le patrimoine écrit du département. La loi du 26 octobre 1796 a ordonné le regroupement au chef-lieu du dé...
Contrôler
Le directeur des archives départementales, conservateur d’État mis à la disposition du département par le ministère de la Culture, exerce, sous l'autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives publiques. À ce titre, toute élimination de documents doit être soumise au visa des Archives départementales. Par ailleurs, ce service aide les administrations de l’État, les collectivités territoriales, les établissements publics et les organismes privés chargés d'une mission de service public, à bien gérer leurs dossiers.
Le livre II du code du patrimoine définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ». Ainsi, elles ne sont pas uniquement des documents papiers, mais aussi données numériques, supports photographiques, enregistrements sur bande magnétique etc. De plus, les archives ne sont pas forcément des « vieux papiers » : un document est une archive dès sa création.
Les Archives départementales s’accroissent en permanence par le biais des versements obligatoires et réglementaires des archives publiques produites dans le département. En outre, grâce aux dépôts, dons, legs et achats, le service s’enrichit également de documents d’origine privée intéressant l’histoire du département (particuliers, associations, entreprises etc.). Enfin, les Archives départementales de Tarn-et-Garonne disposent d'une bibliothèque spécialisée (ouvrages et revues d'histoire générale et locale) et de collections de périodiques importantes (Dépêche du Midi).
Classer
Les archives ainsi collectées sont soumises à l'évaluation des archivistes, qui procèdent le cas échéant à des tris et des éliminations de documents sans intérêt historique. Le classement doit refléter les activités du service producteur et aboutir à la réalisation d'un instrument de recherche rédigé selon des normes internationales de description archivistique (état des fonds, répertoire numérique, inventaire). Cet outil sera mis à la disposition du public.
Conserver
Du parchemin aux données électroniques, les archives constituent un patrimoine fragile. Outre la restauration des documents détériorés, c'est avant tout la prévention qui débouche sur une conservation pérenne. Un dépôt d’archives doit donc combiner un certain nombre de paramètres favorables : contrôle de la lumière, de la température, de l'hygrométrie (humidité relative dans l’air) ; conditionnements adaptés (boîtes, chemises, papier neutre) ; manipulation raisonnée des originaux ; maintien de l'intégrité et veille technologique des supports pour la conservation d'informations numériques. Les campagnes de microfilmage et de numérisation permettent tout à la fois la préservation des originaux et un accès facile aux collections.
Communiquer et valoriser
La raison d’être des missions décrites ci-dessus est la communication au public de ce patrimoine historique qui constitue notre mémoire commune. Les archives publiques sont accessibles à tous dans le respect des dispositions prévues par la loi du 15 juillet 2008, codifiée au livre II du code du patrimoine. Les Archives départementales accueillent, en salle de lecture, des chercheurs, des étudiants et des généalogistes. Elles s’efforcent également de proposer sur internet une consultation toujours plus importante d'archives en ligne : état civil (depuis 2010), cadastres (depuis 2012), listes de recensement de population (depuis 2014) etc.
Autre moyen de faire découvrir ces richesses, le service éducatif propose aux scolaires tout au long de l’année des activités pédagogiques autour du patrimoine écrit.
Enfin, les Archives départementales organisent régulièrement des expositions, notamment à l’espace culturel départemental des Augustins depuis 2010.
